Wzorem dokumentu możemy określić jakikolwiek model, na zasadzie którego został stworzony inny dokument. Użycie wyżej wspomnianego schematu w znaczny sposób pozwala skrócić czas generowania dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, możemy też zminimalizować ryzyko powstania omyłek w dokumencie, który wystawiamy.

Charakterystycznym typem dokumentu, jest dokument księgowy, który tworzy się w sytuacji utrwalenia pisemnie procesów gospodarczych, jakie zachodzą między poszczególnymi podmiotami albo stronami. Powyższy dokument często nazywany jest dowodem, ponieważ na jego kanwie możemy dowodzić swoich postulatów zarówno u partycypanta gospodarczego, jak i przed specjalnie do niniejszego celu przeznaczonym organem kontrolnym bądź organem wykonawczym.

I tak więc możemy podzielić je na:

• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują uprzednio dokonane zapisy według nowych kryteriów systematyzujących,,
• Zbiorcze – istnieją w celu dokonania wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, będą to np. obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego ale również listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne obce - wystawione przez klientów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i przekazane w oryginale kontrahentowi,
• Zastępcze – wystawione do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego
• Korygujące.

Dowody księgowe pełnią istotną rolę także jako podstawa raportu finansowego i źródło analizy ekonomicznej. Powinny być współmierne z tokiem operacji gospodarczej, dlatego nie powinny zawierać w żadnym razie przekłamań, poprawek lub prób usunięcia danych. Dokument z takimi zmianami można w bardzo prosty sposób podważyć.

Dowód księgowy musi posiadać między innymi:

• Określony typ dowodu,
• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
• Charakterystykę działania, jego wartość, jednostki,
• Datę wydarzenia oraz datę wystawienia dowodu księgowego,
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej,
• Sygnatury osób biorących udział w operacji gospodarczej,
• Adnotację potwierdzającą weryfikację oraz zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód powinien zostać sporządzony w sposób przejrzysty i zrozumiały dla obu stron, jak i jednostek kontrolnych, ale również musi być przygotowany w języku polskim, a wszystkie waluty, które się w nim znajdą, muszą być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (przeliczone po kursie z dnia utworzenia operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich aktów prawnych.

Pozostałe