Szablon dokumentu to baza dla przygotowywanych kolejno nowych dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w firmie.

Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i dodatkowo niektóre elementy dokumentu. Ma za zadanie ułatwić edytowanie dokumentu. Korzystając z opracowanego szablonu, nie musimy przygotowywać dokumentu za każdym razem. Używamy jego podstawowej wersji. Uzupełniamy tylko dane w polu jego edycji. W tej sytuacji przyspieszamy i znacznie ułatwiamy pracę związaną z opracowaniem konkretnego dokumentu. Tyczy się to szczególnie tych dokumentów ,które najczęściej są nam potrzebne. Wśród nich m.in. :


- umowy o pracę,
- potwierdzenia zapłaty,
- umowy o dzieło.,
- faktury ,
- wezwania do zapłaty,
- rachunki,
- umowy zlecenia,
- potwierdzenie odbioru

Do takich należą też faktury abonamentowe w rachunkowości. W tej sytuacji specjalny program do faktur, wystawia automatycznie rachunki na zasadzie szablonu.

Wzorce można, a nawet powinno się modyfikować, by były zgodne z systemem identyfikacji wizualnej własnego przedsiębiorstwa. Dlatego też kluczowe jest zamieszczenie na nich logo i zastosowanie odpowiedniego stylu, wyglądu i czcionki. W tym momencie dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą indywidualnego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie powinno się przesadzać z nadmierną kolorystyką i wymyślną stylistyką konkretnego dokumentu. Wzorce powinny być jasne i czytelne.

Pozostałe