Przed udaniem się do państwowego ubezpieczyciela, warto zaznajomić się ze strukturą organizacyjną tego urzędu. To znacznie usprawni proces rozpatrywania danej sprawy.

ZUS jest państwową jednostką organizacyjną, , która posiada osobowość prawną i zajmuje się gromadzeniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne obywateli , a także wypłatą świadczeń (na przykład rent, zasiłków chorobowych oraz macierzyńskich, emerytur) w wysokości i na zasadach określonych w przepisach prawa. Struktura terenowa ZUS składa się z 43 oddziałów, nadzorujących pracę 64 biur terenowych i 217 inspektoratów. Oznacza to, że w prawie każdym powiecie, Zakład Ubezpieczeń Społecznych posiada swoje jednostki.

Oddziałem odpowiednim do opłacania należnych składek ubezpieczeniowych jest jednostka terytorialnie przyporządkowana miejscu zamieszkania płatnika lub siedzibie firmy, w której płatnik pracuje.

Każdy oddział ZUS w Polsce składa się z podległych mu inspektoratów i biur terenowych. Natomiast, bezpośrednia obsługa klientów w jednostkach terenowych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych odbywa się na odrębnych stanowiskach, takich jak:

- Składki

  • Przyjmowanie wniosków, udzielanie informacji w zakresie składek oraz innych danych zewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego
  • Przyjmowanie wniosków o udzielenie ulg w spłacie należności
  • Udzielanie ogólnych informacji o:
    - zasadach podlegania ubezpieczeniom oraz finansowania, rozliczania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
    - zasady wypełniania i korygowania dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i płatniczych
    - zasadach przekazywania dokumentów w formie papierowej i elektronicznej
  • Przyjmowanie i weryfikacja dokumentów ubezpieczeniowych
  • Przyjmowanie oraz obsługa zapytań i reklamacji ubezpieczonych dotyczących stanu konta ubezpieczonego
  • Przyjmowanie wniosków w sprawie zwolnienia z obowiązku przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych
  • Obsługa zapytań w zakresie zapisów na koncie płatnika i prawidłowości przetworzenia dokumentów w systemie KSI ZUS
  • Obsługa płatników zgłaszających się po otrzymaniu zawiadomień o nieprawidłowościach w dokumentach ubezpieczeniowych i płatniczych
  • Inne działania naprawcze (np. korygowanie danych, identyfikacja dokumentów), w przypadkach, gdy są możliwe do wykonania 'od ręki'
  • Udzielanie instruktażu i pomocy w wypełnianiu formularzy
  • Analiza danych i dokumentów oraz udzielanie odpowiedzi, w przypadkach, gdy jest to możliwe do wykonania 'od ręki'
  • Sprawdzanie w KSI poprawności danych ubezpieczonego
  • Udzielanie informacji o zasadach obsługi programu 'PŁATNIK'
  • Przyjmowanie wniosków i wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych sporządzonych przez komórki merytoryczne
  • Przyjmowanie wniosków i wydawanie przygotowanych przez komórki merytoryczne zaświadczeń o niezaleganiu w opłacaniu składek
  • Przyjmowania dokumentów ubezpieczeniowych na nośnikach elektronicznych
  • Korygowanie nieprawidłowości w danych adresowych podczas wizyty klienta
  • Obsługa dokumentów zgłoszeniowych płatnika składek (objęcie szczególną opieką płatników rozpoczynających działalność gospodarczą w związku z identyfikacją ich w systemie KSI oraz zakładaniem konta)
  • Przyjmowanie wniosków o wyrażenie zgody na opłacanie składek po terminie na dobrowolne ubezpieczenia społeczne

- Emerytury i renty

  • Przyjmowanie wniosków o przyznanie świadczeń w drodze wyjątku
  • Przyjmowanie dokumentów związanych z realizacją ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz udzielanie wyjaśnień w sprawach wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania
  • Wydanie sporządzonych kserokopii dokumentów, o zwrot których ubiegają się zainteresowani
  • Przyjmowanie odwołań od decyzji wydawanych przez pion emerytalno-rentowy
  • Przyjmowanie i obsługa reklamacji związanych z wypłatą świadczeń realizowanych przez wydziały emerytalno-rentowe
  • Przyjmowanie dokumentów/wniosków w sprawach dotyczących ustalenia prawa do świadczeń realizowanych przez wydziały emerytalno - rentowe (w tym również wypłaty niezrealizowanych świadczeń, odszkodowań jednorazowych i zasiłku pogrzebowego). Zalecane jest wyodrębnienie stanowisk dla przyjmowania pierwszorazowych wniosków
  • Udzielanie pomocy i informacji o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy
  • Udzielanie pomocy w sprawach dotyczących kompletowania dokumentów niezbędnych do załatwienia wniosków w sprawach realizowanych przez wydziały emerytalno - rentowe
  • Udzielanie informacji o warunkach przyznawania, ustalania wysokości i wypłacania świadczeń przysługujących z ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, wypadkowego i świadczeń zaopatrzeniowych oraz innych zleconych do wypłaty Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych: (emerytura, renta z tytułu niezdolności do pracy, w tym renta szkoleniowa, renta rodzinna, dodatek pielęgnacyjny, dodatek do renty rodzinnej dla sieroty zupełnej, zasiłek pogrzebowy, renta z tytułu niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, w tym renta szkoleniowa, jednorazowe odszkodowanie z tytułu uszczerbku na zdrowiu, renta socjalna, zasiłki i świadczenia przedemerytalne, zasiłki rodzinne i zasiłki pielęgnacyjne, renty inwalidów wojennych i wojskowych, żołnierzy, górników i kombatantów, dodatki: kombatancki, za tajne nauczanie, świadczenie w wysokości dodatku kombatanckiego, ryczałty energetyczne, świadczenia pieniężne dla byłych żołnierzy, górników, świadczenia pieniężne dla osób deportowanych, dodatek kompensacyjny, deputaty węglowe, kolejowe i górnicze, zniżki od opłacanych składek na obowiązkowe ubezpieczenie OC i dobrowolne ubezpieczenie AC)
  • Przyjmowanie dokumentów w sprawach dotyczących zmiany danych identyfikacyjnych np. nazwiska, adresu oraz zmiany konta bankowego lub Oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia
  • Obsługa wniosków świadczeniobiorców o wydanie zaświadczeń
  • Udzielanie instruktażu i pomocy w wypełnianiu druków i formularzy
  • Przyjmowanie dokumentów w sprawach dotyczących zmiany wysokości przyznanych już świadczeń oraz dodatków i zasiłków, zgłoszenia członka rodziny świadczeniobiorcy do ubezpieczenia zdrowotnego lub wyrejestrowania z tego ubezpieczenia

- Zasiłki

  • Udzielanie informacji o warunkach przyznawania, ustalania wysokości i wypłacania świadczeń krótkoterminowych
  • Informowanie o zasadach przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych oraz o podmiotach właściwych do ich realizacji
  • Informowanie o zasadach wypłaty zasiłku pogrzebowego z ubezpieczenia rentowego po ubezpieczonych, członkach ich rodzin i osobach pobierających zasiłki z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia oraz przyjmowanie wniosków w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku
  • Przyjmowanie wniosków i wydawanie, opracowanych przez komórki merytoryczne, zaświadczeń o okresach pobierania świadczeń krótkoterminowych
  • Przyjmowanie dokumentów w sprawie ustalenia uprawnień do świadczeń pieniężnych z tytułu ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego oraz świadczeń rodzinnych
  • Informowanie o zasadach kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz kontroli orzekania o czasowej niezdolności do pracy
  • Przyjmowanie wniosków i wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych pracownikom oraz członkom ich rodzin, zatrudnionych w zakładach pracy nie posiadających uprawnień do wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia chorobowego

- Zaświadczenia lekarskie ZUS ZLA

  • Przyjmowanie i rejestracja wniosków o wydanie upoważnień do wystawiania zaświadczeń lekarskich Wydawanie zarejestrowanych bloczków ZUS ZLA Przyjmowanie i rejestracja oryginałów wydanych przez lekarzy zaświadczeń lekarskich
  • Udzielanie informacji w zakresie:
    - warunków uzyskania przez lekarzy uprawnień do wydawania zaświadczeń lekarskich
    - wypełniania, przechowywania i terminów dostarczania oryginałów zaświadczeń lekarskich do ZUS

- Kapitał początkowy

  • Udzielanie informacji w poszukiwaniu dokumentów kadrowych i płacowych zlikwidowanych firm i o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych firm
  • Udzielanie informacji o brakujących środkach dowodowych niezbędnych do ustalenia kapitału początkowego
  • Udzielanie osobom, którym organ rentowy wydał decyzję w sprawie kapitału początkowego, informacji o wysokości kapitału początkowego, uwzględnionych okresach składkowych i nieskładkowych, podstawie wymiaru
  • Udzielanie informacji klientom zamieszkałym za granicą oraz klientom posiadającym przebyte za granicą okresy pracy/ubezpieczenia, w tym także w krajach członkowskich UE/EOG - w zakresie kompletowania wniosku o kapitał początkowy i ustalanie kapitału początkowego
  • Udzielanie informacji i pomocy w zakresie kompletowania wniosków o ustalenie kapitału początkowego ubezpieczonych oraz trybu składania wniosków ubezpieczonych
  • Przyjmowanie wniosków o ustalenie / ponowne ustalenie kapitału początkowego
  • Potwierdzanie przyjęcia dokumentów o ustalenie kapitału początkowego
  • Udzielanie informacji dotyczących zasad obliczania emerytury na nowych zasadach osobom urodzonym po 31.12.1948r., w tym z uwzględnieniem okresów zatrudnienia za granicą, np. w krajach UE/EOG
  • Udzielanie instruktażu i pomocy przy wypełnianiu formularzy (ZUS Kp-1 i ZUS Rp-6, a pracodawcom - także w sprawie wystawiania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu: ZUS Rp-7)
  • Informowanie o jednostce organizacyjnej Zakładu właściwej miejscowo lub rzeczowo, do ustalenia kapitału początkowego
  • Przyjmowanie wszelkiej korespondencji i dokumentów w sprawie kapitału początkowego

- Informacja ogólna

  • Informowanie o jednostkach ZUS, które zostały wyznaczone do realizacji umów międzynarodowych
  • Dystrybucja poradników, broszur i ulotek informacyjnych
  • Udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy
  • Wydawanie druków i formularzy
  • Kierowanie klientów na stanowiska właściwe dla załatwienia sprawy

Pozostałe