Przeprowadzenie całorocznego zestawienia posiadanych aktywów i pasywów jest jednym z powinności podmiotów prowadzących działalność. Obowiązek ten wynika z ustawy o księgowości a dla podmiotów nadzorujących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, podstawowym dokumentem prawnym w tym zakresie jest zarządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 roku dotyczący tworzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Większość aktywów poddane zostały remanentowi drogą spisu z natury, stąd też uznaje się go za fundamentalną metodą inwentaryzacji. Ideą spisu z natury, będącego jedną z form audytu wewnętrznego, staje się zdefiniowanie realnego stanu pokładów majątkowych (aktywów) oraz początku ich przynależności (pasywów), by na niniejszej podstawie zestawić informacje rzeczywiście otrzymane w wyniku inwentaryzacji z danymi wypływającymi z ksiąg.

Przymus sporządzenia spisu z natury (braków i odpadków, materiałów (surowców) fundamentalnych oraz wspomagających, towarów handlowych, półwyrobów, gotowych wyrobów) powstaje m.in. na zakończenie każdego roku podatkowego, gdyż jego najważniejszym celem jest ustalenie realnego przychodu otrzymanego przez podatnika.

Dodatkowo jest kilka sytuacji, które powodują powstanie przymusu przeprowadzenia spisu z natury:

- Otwarcie działalności,
- Zmiana wspólnika lub proporcji udziałów,
- Likwidacja działalności – w w takiej sytuacji spisem z natury trzeba objąć również wyposażenie,
- Zarządzenia jednostki podatkowej.

O zamiarze zrobienia spisu z natury w odmiennym czasie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia a także na dzień startu działalności podatnicy są zmuszeni poinformować na piśmie odpowiedniego naczelnika urzędu skarbowego w czasie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia niniejszego spisu.

Spis z natury polega na kolejnym spisywaniu składników konkretnych pól edycji przez dokonywanie konkretnych pomiarów tj. kalkulowania, mierzenia, pomiar wagi lub szacowania ilości. Musi być udokumentowany w formie pisemnej oraz przygotowany starannie i trwale. Przyjęło się, że musi on posiadać poniższe informacje:

- specjalistyczne określenie asortymentu oraz pozostałych składników objętych inwentaryzacją,
- sygnifikację osób sporządzających remanent oraz biorących udział w spisie,,
- jednostkę miary,
- wartość wypływającą z pomnożenia wielkości asortymentu przez jego koszt jednostkowy,
- nazwę firmy/ imię i nazwisko właściciela,
- datę sporządzenia zestawienia,
- ilość stwierdzoną podczas spisu,
- paginowane dokumenty spisu z natury,
- sumaryczną wartość spisu z natury,
- cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
- klauzulę 'Spis zakończono na pozycji…'
- podpis właściciela firmy (współwłaścicieli).

Spis z natury, jako jedna z form inspekcji wewnętrznej działalności, ma za zadanie określenie rzeczywistego zasobu majątku działalności. Solidne, szczegółowe oraz kompletne zrobienie inwentaryzacji umożliwia stwierdzenie rzeczywistego wyniku finansowego, a w następstwie tego, dokonanie prawidłowych rozliczeń podatkowych.

Pozostałe