Każdy przełożony ma obowiązek naliczać oraz wypłacać pracownikowi pensji za dokonaną pracę i innych świadczeń dotyczących stosunku pracy. W tym celu przełożony jest zobligowany sporządzać listę płac, to znaczy dokument księgowy potwierdzający naliczenie pensji zatrudnionych wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami finansowymi. Należycie sporządzona lista płac stanowi podstawę uzupełniania deklaracji do ZUS oraz do Urzędu Skarbowego. Listę płac powinno się robić na podstawie innych druków, przykładowo: stosunek pracy, ewidencja czasu pracy, dane o przekazanych składnikach dodatkowych. Poprawnie sporządzona lista płac musi zawierać nazwę pracodawcy, miesiąc i rok, którego dotyczy, dokładną datę wypłacenia honorarium, nazwę lub oznaczenie listy płac, datę oraz podpis pracownika w przypadku wynagrodzenia wypłacanego gotówką, wszystkie składniki wypłaty, naliczenia składek oraz podatku i wszystkie potrącenia. dobrze jest, aby w listach płac umieszczać wyłącznie sumę honorarium w kwocie brutto. Powinno się pamiętać, że nieprawidłowe jest rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac. Umowy cywilnoprawne prawidłowo powinny być rozliczane na osobnej liście wypłat.

Pozostałe