W sytuacji przedsiębiorstw, które do celów swej działalności używają pojazdy najmowane albo prywatne, powinno być tworzone rozliczenie, zwyczajowo zwane kilometrówką. Ma to swoje zastosowanie w sytuacji tzw. jazd lokalnych. Kilometrówka ewidencjonowana winna być zarówno wtedy, gdy auta użytkowane są cały czas, jak i gdy wyłącznie sporadycznie. Ewidencja winna obejmować:

• Kolejny numer wpisu,
• Sygnaturę zatrudniającego oraz jego dane,
• Imię oraz nazwisko osoby użytkującej pojazd,
• Liczbę rzeczywiście przebytych kilometrów,
• Dzień oraz cel podróży,
• Stawkę za kilometr przebiegu,
• Pojemność silnika,
• Opis trasy,
• Numer rejestracyjny auta


Obowiązek prowadzenia kilometrówki spoczywa na przedsiębiorstwach używających ww. samochodów osobowych albo innych, o nośności nieprzekraczającym 3,5 t (z odstępstwami).

Wielkość stawek obliczeniowych dla firm z sektora publicznego, regulowana jest przez zarządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w pozostałych przedsiębiorstwach rozliczenia takie regulowane są przez wewnętrzne prawodawstwo (np. statut honorarium).

Dla ułatwienia a także sprecyzowania, prawodawca stworzył pewne limity kilometrów, które kształtują się odpowiednio:

• 300 km – obszary gminne do 100 tysięcy zamieszkałych
• 500 km – obszary gminne powyżej 100 tysięcy zamieszkałych
• 700 km – obszary gminne powyżej 500 tysięcy zamieszkałych

Są tylko dwa wyjątki w rozliczaniu kilometrów jazd lokalnych:

• Służba leśna ma określoną wartość 1500 kilometrów miesięcznie
• Służby ratownicze i pozostałe podobne, posiadają do rozjeżdżenia 3000 kilometrów miesięcznie

Zatrudniający, który nie jest w strefie budżetowej, ma możliwość określić zmniejszony przydział kilometrów, jednak nie powinien go przekroczyć. Koszty powiązane z liczbą wyjeżdżonych kilometrów, nie podlegają przymusowi płacenia opłat na ubezpieczenie społeczne. Raty te liczone są dopiero po przewyższeniu określonego prawem limitu kilometrów, ale tylko od sumy przewyższającej ten przydział.

Pozostałe