Kasą rejestrującą, zwaną inaczej kasą fiskalną, zwiemy urządzenie, za pomocą którego sprzedawca rejestruje swój utarg. Obrót ten musi być rejestrowany przez kasę w przypadku przekroczenia pewnego, określonego przez Ministerstwo Finansów, progu lub w przypadku, gdy sprzedawca sprzedaje alkohol lub papierosy. By posiadać kasę rejestrującą, wypełniony powinien być jeszcze kolejny wymóg. Odbiorcami muszą być osoby fizyczne, niebędące płatnikami podatku VAT lub rolnicy ryczałtowi.

Przy pomocy kasy, poświadczyć można każdą sprzedaż towaru, który jest na stanie magazynowym. Po sczytaniu specjalnego kodu, przypisanego wyłącznie jednemu produktowi, następuje zmiana w stanie magazynowym sklepu, a wszystkie dane związane z towarem (nazwa, stawka VAT, cena), zapisywane są na specjalnym paragonie. Kasa zapisuje kupno na paragonach w 2 egzemplarzach: dla klienta i do archiwum. Paragony te posiadają takie samo brzmienie i muszą zawierać:

• NIP sprzedającego,
• Łączną kwotę podatku,
• Imię i nazwisko albo nazwę sprzedawcy,
• Wartość sprzedaży i podatku podług ustalonych stawek,
• Wartość sprzedaży wolnej od podatku,
• Liczbę sztuk sprzedanego asortymentu albo usługi,
• Następny numer paragonu,
• Numer następny wydruku,
• Logo fiskalne a także numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy (kiedy mamy do czynienia z większą liczbą miejsc kasjerskich),
• Łączną kwotę należności,
• Datę i godzinę sprzedaży,
• Nazwę i cenę produktu albo usługi,
• Następny numer kasy i identyfikację kasjera,
• Adres punktu sprzedaży


Paragon posiadać winien także określoną wielkość. Wysokość znaków, które się na nim pojawią, nie powinna być mniejsza niż 2,5 mm, a ich ilość w linii większa lub równa 17. W przypadku nazwy towaru lub świadczenia – 12 lub więcej. Taśma paragonu fiskalnego winna mieć 28mm albo więcej. Rachunek taki winien być możliwy do rozczytania tak, by klient bez trudu miał możliwość sprawdzić poprawność zrobionej transakcji.

Archiwum paragonów, w postaci rolki zapisanego papieru rachunkowego, powinno być przechowywane przez czas 5 lat. W razie jakiejkolwiek kontroli odpowiedniego organu kontroli, dane te powinny być udostępnione w celu sprawdzenia poprawności tworzonej ewidencji.

Pozostałe