Kasą fiskalną nazywamy urządzenie elektroniczne, rejestrujące sprzedaż detaliczną wraz z należnym jemu podatkiem VAT. Przymus posiadania takiej kasy ma każdy zbywający, będący podatnikiem oraz zbywający swe produkty na rzecz:

• osób fizycznych, które są podatnikami VAT, dokonujących zakupy niezwiązane z firmą,
• rolników ryczałtowych, dokonujących zaopatrzenia zarówno dla własnych potrzeb, jak i dla potrzeb działalności,,
• osób fizycznych , niebędących podatnikami


Sprzedawca taki winien rejestrować swój obrót za pomocą kasy fiskalnej, o ile przekroczy on wartość krańcową, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obowiązkowo powinni to robić sprzedawcy, którzy w swoim towarze mają alkohol lub wyroby tytoniowe.

Cały asortyment, będący na stanie sklepu, zaprogramowany jest na kasie rejestrującej. Kasa koduje ich cenę, nazwę oraz stawkę PTU, za pomocą specjalnego znakowania (często kreskowego). Po jego zeskanowaniu, produkt wyszukiwany jest w bazie i zapisywany na taśmie. Natychmiastowo także zmianie ulega stan magazynowy sklepu – zmniejsza się liczba produktów o towar zeskanowany. Kasa rejestrująca drukuje pierwowzór oraz kopię paragonu – jedną dla klienta, drugą do archiwum. Rolki archiwum kasy winny być przechowywane przez okres 5 lat w suchym, chłodnym pomieszczeniu. Jest to konieczne w sytuacji niezbyt trwałego druku, podatnego na warunki przechowywania.

Codziennie sprzedawca zmuszony jest do robienia na zakończenie dnia tzw. raportu dziennego fiskalnego. Jest to podsumowanie dnia pracy i utargu z tego dnia. Raporty codzienne są kodowane w pamięci kasy rejestrującej, którą w nienaruszonym stanie (bez śladów otwierania, modyfikacji itp.) powinno się przechowywać przez 5 lat oraz przedstawiać na żądanie adekwatnego organu kontrolnego.

Wszelkich przeglądów oraz napraw, może dokonywać jedynie licencjonowany dystrybutor kas rejestrujących, posiadający wszystkie uprawnienia. Takie wydarzenia zapisywane są w odpowiedniej księdze, którą także okazuje się adekwatnemu organowi w trakcie inspekcji.

Po kupnie, kasa działa w trybie szkolenia, dlatego można bez problemu przetestować wszelkie jej funkcje, wpisać asortyment, podszkolić siebie oraz pracowników. Dopiero po wprowadzeniu w jej pamięć Numeru Identyfikacji Podatkowej działalności gospodarczej, wszelkie wpisane dane, kodowane są w pamięci kasy fiskalnej.

Pozostałe