W każdej firmie jedną z najbardziej znaczących ról pełni kartoteka wynagrodzeń. W skład jej wchodzą karty przychodów, listy płac oraz dane dotyczące comiesięcznego wynagrodzenia dla pracowników. Dopiero zapoznanie się z wszelkimi aspektami prawnymi, pozwoli należycie prowadzić tą dokumentację.

Kartoteka wynagrodzeń musi zawierać takie informacje jak:

  • dane adresowe pracownika ( miejscowość, województwo, telefon, kraj, gmina, numer domu, numer mieszkania, ulica, powiat, poczta, kod pocztowy)
  • dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, premia, dodatki, nagrody i inne)
  • dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, drugie imię,, imię ojca, NIP, data urodzenia, miejsce urodzenia, PESEL, imię matki, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, nazwisko rodowe)
  • dane o zatrudnieniu (rodzaj umowy)
W skład kartoteki wynagrodzeń wchodzi „karta przychodów” i „lista płac”. Te 2 dokumenty służą do obliczania należnych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych składek, prawidłowego naliczania wypłaty dla pracowników , a także w celu należytego uiszczania zaliczki na podatek dochodowy za każdego z pracowników.

Karta przychodów

Przedsiębiorcy, zatrudniający pracowników, bez względu na formę organizacyjną działalności, powinni prowadzić karty przychodów. Dobrze sporządzona musi zawierać:

  • koszty uzyskania przychodów
  • kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne
  • kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego
  • kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu
  • potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne z przychodu pracownika: chorobowe (2,45 proc.), rentowe (1,5 proc.), emerytalne (9,76 proc. podstawy wymiaru)
  • dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać wyższą zaliczkę na podatek dochodowy)
  • imię i nazwisko pracownika
  • datę przekazania zaliczki podatkowej
  • dochód osiągnięty w danym miesiącu
  • kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych

Lista płac

To dokument księgowy, stosowany w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszystkimi należnymi składkami płaconymi zarówno za pracodawcę, jak i pracownika. Lista płac sporządzana jest z reguły co miesiąc, bo tak najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń . Jest ona także punktem wyjścia dla należytego wypełnienia deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych, służy także poprawnemu zaksięgowaniu płac.

Lista płac musi zawierać pewne stałe elementy, takie jak:

  • informację o przyznanych prowizjach
  • informację o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
  • informację o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
  • datę sporządzenia
  • informację o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
  • oznaczenie lub nazwę listy płac
  • numery stron
  • miesiąc, którego dotyczy
  • informację o przyznanych nagrodach
  • informację o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy
  • podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
  • nazwę pracodawcy
  • informację o wysokości wymiaru podstawy
  • informację o wynagrodzeniu brutto i netto
  • informację o przyznanych premiach

Pozostałe