Każdy przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej. Nienależyte wywiązywanie się z tego zobowiązania grozi poważnymi sankcjami karnymi. Jak długo przechowuje się dokumentacje firmową?

W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.

Dokumenty podatkowe

W myśl Ustawy o rachunkowości oraz w myśl art. 86 Ordynacji podatkowej, dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Do grona dokumentów podatkowych zalicza się wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym , jak również wszystkie kopie wystawionych rachunków – tyczy się to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy są zobowiązani do ich żądania.]

Dokumenty kadrowe

Dokumentację pracowniczą, w tym również dotyczącą okresów zatrudnienia, danych osobowych, wynagrodzenia za pracę, przechowuje się przez 50 lat od zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

Dokumenty ZUS

Dokumentację ZUS-owską podzielić można na 3 oddzielne grupy o różnym obowiązku archiwizacji i tak:


  • Dokumenty zgłoszeniowe – czyli mające związek z rejestracją płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - trzeba archiwizować przez cały okres funkcjonowania działalności gospodarczej, ponieważ Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo je sprawdzić nawet po pięćdziesięciu latach od ich sporządzenia.

  • Dokumenty rozliczeniowe – czyli wszelkie dokumenty uwierzytelniające wysokość należnych składek – trzeba je archiwizować przez okres dziesięciu lat od daty przesłania ich do ZUS (również te wysłane drogą elektroniczną)

  • Dokumenty płatnicze – uwierzytelniające wszelkie zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych i/ lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień do emerytury.

Pozostałe