Lista płac to dokument księgowy potwierdzający naliczenie honorarium dla pracowników zawierający wszystkie uiszczone obowiązkowe składki finansowe zarówno przez pracobiorcę, jak i przez pracodawcę. Poprawna lista płac upraszcza poprawne wypełnienie deklaracji dla ZUS-u lub urzędu skarbowego.

Listę płac sporządza się na bazie innych dokumentów, czyli: umowy o pracę, rejestr czasu pracy jak również treści o przydzielonych składnikach dodatkowych. Prawidłowo przygotowana lista płac powinna posiadać następuje elementy:

  • nazwę pracodawcy,
  • dokładna datę, której dotyczy,
  • datę wypłaty pensji - ma ona istotny wpływ na wyznaczenie prawidłowej daty rozliczenia składek ZUS a także podatku,
  • datę przygotowania listy płac,
  • znaczenie lub nazwę listy płac - lista płac może mieć nadany numer (np. lista płac nr 3/2011) lub może być opisana słownie (np. lista płac Administracja marzec 2011 r.), podpisy osób przygotowujących listę płac, wszystkie części składowe wynagrodzeń, naliczenia składek,podatku i innych potrąceń najkorzystniej aby na liście płac wyszczególnione były wszystkie części składowe honorariów a nie tylko podana suma brutto
  • podpis i data zatrudnionego wówczas gdy wypłata jest wypłacane osobiście. Pracodawca ma możliwość w ten sposób ochronić się przed możliwymi konfliktami, które związane są z przestrzeganiem terminu wypłat honorariów.

Do rozliczania umów cywilnoprawnych nie stosuje się listy płac. Umowy takie należy rozliczać na odrębnej liście wypłat. Musimy pamiętać, że w chwili kontroli, PIP ma prawo zakwestionować rozliczanie umów cywilnoprawnych umieszczonych razem na liście z wynagrodzeniami ze stosunku pracy.

Pozostałe