Każdy pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt osobowych pracownika. Obowiązek ten nakłada na nas kodeks pracy i ustawa o emeryturach i rentach. Brak lub nierzetelne prowadzenie akt podlega odpowiedzialności karnej.

O tym jak gromadzić i przechowywać akta pracownicze szczegółowo informują nas przepisy. Możemy wyróżnić trzy grupy dokumentów A, B i C. A - Dokumenty powiązane z staraniem się o posadę

Wyróżniamy następujące dokumenty:

  • [wypełniony kwestionariusz osobowy obejmujący informacje, takie jak: ukończone kursy i szkolenia, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, dodatkowe uprawnienia i umiejętności, : dane osobowe i kontaktowe |wypełniony kwestionariusz osobowy z danymi kontaktowymi, opisanym doświadczeniem zawodowym, danymi osobowymi, ukończonymi kursami i szkoleniami, informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, informacjami o wykształceniu
  • dokumenty będące świadectwem zatrudnienia, okresu trwania zatrudnienia, zajmowanego stanowiska i stosunku do pracy u innego pracodawcy
  • dokumenty certyfikujące posiadane umiejętności pożądane do wykonywania oferowanej pracy
  • wszelkie świadectwa dotyczące uzyskanego wykształcenia
  • pisemna zgoda lekarza na pracę na określonym stanowisku

B - Nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia

  • adnotacja o zapoznaniu się ze wspomnianymi wyżej przepisami i informacjami;
  • zaświadczenia o szkoleniach bhp;
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile takie powierzono);
  • dokumenty dotyczące podwyższania kwalifikacji zawodowych;
  • oświadczenia o wymówieniu pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innej procedurze;
  • zaświadczenia z Medycyny Pracy otrzymane po okresowych i kontrolnych badaniach;
  • kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o podjęciu pracy przez osobę, uprzednio zarejestrowaną jako osoba bezrobotna.

C - Wypowiedzenie pracy W tym miejscu musimy gromadzić wszelkie dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy, czyli :

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • kopię świadectwa pracy, które zostało wydane pracownikowi,
  • uzasadnienie dokonania działań w związku z zajęciem zapłaty za wykonywaną pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz inne świadectwa dotyczące ustania zatrudnienia, w tym np. dotyczące potrzeby wydania świadectwa pracy oraz dokumentów dotyczących nie wypłacenia osobie zatrudnionej ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  • podpisaną deklarację o zakazie konkurencji w przypadku ustania stosunku pracy, jeżeli podpisanie takiej umowy miało miejsce,
  • zaświadczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych po ustaniu stosunku pracy.

Poprawne przechowywanie akt Dokumentacja pracownicza winna być przechowywana w oryginalnej postaci w ośrodku zarządu lub w oddziale firmy. Warto dopilnować by były ułożone chronologicznie i ponumerowane tak, by w łatwy i szybki sposób można było je znaleźć. Ponadto jesteśmy zmuszeni chronić je przed by nie uległy uszkodzeniu lub całkowitemu zniszczeniu. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r art. 125A par. 4 o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych daje gwarancję na to, że dokumenty pracownika, w tym dotyczące okresów pracy i honoraria za pracę, przechowuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego umowy o pracę u danego płatnika. Zgodnie z tymi dokumentami ZUS ustala podstawę wymiaru do naliczenia emerytury lub renty. Gdy firma została zlikwidowana, to obowiązki w przechowaniu jest wstanie przejąć specjalnie stworzone do tego archiwum .

Pozostałe