Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy, powstającym z art. 94 pkt 9a KP, jest tworzenie dokumentów, powiązanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników. Oznacza to, iż każdy pracodawca, pomijając specyfikację prawną prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych pracowników, rozpoczyna i nadzoruje, niezależnie dla każdego zatrudnionego, akta osobowe.

Szczegółowe zasady koordynowania dokumentacji zatrudnionych scharakteryzowane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z daty 28.05.96r. w sprawie zakresu koordynowania akt w sytuacjach powiązanych z zatrudnieniem i sposobu koordynowanie akt osobowych zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).

Zatrudniający tworzy i nadzoruje odmiennie dla każdego pracownika dokumenty osobowe, składające się z trzech części:
• A – kartoteki przechowywane w powiązaniu z ubieganiem się o zatrudnienie
• B – obejmuje dokumenty tyczące się nawiązania stosunku pracy i historii zatrudnienia
• C – skupia akta związane z zakończeniem pracy konkretnej osoby

Część A - akta składowane w związku ze staraniem się o zatrudnienie, jest to tak zwany katalog danych osobowych.

Dokumenty, których zatrudniający może wymagać od kandydata, są uszczegółowione w Rozporządzeniu z daty 28 V 1996 r. w sprawie zakresu nadzorowania kartoteki w sprawach powiązanych ze stosunkiem pracy oraz metody nadzorowania akt osobowych zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:

• akty zatrudnienia z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne akta potwierdzające okresy zatrudnienia,
• wypełniony formularz osobowy dla kandydata starającego się o zatrudnienie,
• akty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, konieczne do świadczenia danej pracy,
• świadectwo lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do świadczenia pracy na danym stanowisku,
• inne akta jeżeli konieczność ich przedstawienia wypływa z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć z własnej inicjatywy inne akta, tj. świadectwa i dyplomy poświadczające jej kompetencje i umiejętności zawodowe, zaświadczenia z różnych urzędów, książeczkę wojskową itp.

Trzeba pamiętać, że zatrudniający przetrzymuje w aktach osobowych zatrudnionego jedynie duplikaty albo odpisy przedstawianych aktów. Pierwowzorów można żądać tylko do przejrzenia albo w celu sporządzenia duplikatu albo odpisu.

Część B – akty tyczące się nawiązania stosunku pracy.

Po zakończeniu trybu przyjęć, pracodawca może chcieć, od osoby już zatrudnionej, podania, prócz informacji, które pozyskał w trakcie ubiegania się o zatrudnienie, także innych informacji. Podstawą jest artykuł 221 § 2 Kodeksu Pracy. Podstawowym dokumentem, który przygotowuje pracodawca, gdy podejmie decyzję o przyjęciu kandydata jest umowa o pracę. Jeśli ponadto opisał pracownikowi zakres jego czynności, to należy go także przetrzymywać w tej części kartotek osobowych. W tej części powinny się również pojawić:

• ankietę osobową dla pracownika,
• umowa o zakazie konkurencji, jeśli była wzięta pod uwagę,
• oświadczenie lekarskie powiązane z oględzinami okresowymi oraz kontrolnymi,
• deklaracja pracownika – rodzica o zamiarze albo braku korzystania z praw rodzicielskich, uprawnieniach pracownika zajmującego się dzieckiem do lat czterech, uprawnieniach pracownika , pod którego troską pozostaje dziecko do lat 14,
• oświadczenie pracownika z życzeniem przekazywania wypłaty na konto bankowe,
• świadectwo odbycia wymaganego przeszkolenia BHP,
• formalne potwierdzenie zaznajomienia się pracownika z informacją pracowniczą, treścią regulaminu pracy, zakresem informacji objętych poufnością służbową, istotą przepisów i zasad BHP,
• zawiadomienie tyczące się jednakowego odnoszenia się do siebie,
• PIT-2,
• deklarację tyczące się podwyższonych kosztów uzyskania wpływów,
• akty związane z oddaniem mienia pracownikowi, podwyższaniem kwalifikacji zawodowych, gratyfikacjami-karami porządkowymi, obniżonym wymiarem czasu pracy albo jednostkowym rozłożeniem czasu pracy.

Mogą tu także znaleźć się dokumenty tyczące się udzielenia pracownikowi wypoczynku wychowawczego albo bezpłatnego.

Tak jak w poprzedniej części dokumentów osobowych – tak też tutaj – zebrane akta powinny być złożone według daty oraz ponumerowane.

Część C – akty powiązane z zakończeniem zatrudnienia, tj.:

• duplikat wystawionego świadectwa pracy,
• deklarację o wypowiedzeniu albo unieważnieniu umowy o pracę za zgodą obu stron,
• druk wypisania z ubezpieczeń ZWUA.

Pozostałe